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Zuallererst hieß es die Ziele des Facility Managements (FM) festzulegen und ein FM-Geschäftsmodell zu entwickeln. Wir detaillierten die Aufgaben der zukünftigen Aufbauorganisation und leiteten den Ressourcenbedarf ab. Um den MitarbeiterInnen des Facility Management genaue Profile zuzuordnen, beschrieben wir die verschiedenen Rollen. Ein Schulungsplan half das Team auf seine neuen Tätigkeiten vorzubereiten.
Nach der Entscheidung der Alnatura Verantwortlichen für die von uns erarbeitete Neuorganisation ging es an die Konzeption. In Ergänzung zum NutzerInnenbedarfsprogramm detaillierten wir die zukünftigen Betriebsprozesse (Mengen, Zeiten, Wegeketten, Risiken, etc.) und definierten die Anforderungen an die Facility Services des Neubaus. So konnten Planungsbedürfnisse an das neue Haus abgleitet und Bau- und Ausstattungsqualität ins Qualitätsmanagement des Bauprojekts integriert werden.
Eine intensive Einbindung der ArchitektInnen sowie der bauausführenden Unternehmen ist essenziell. Gemeinsam mit unserem Auftraggeber definierten wir den Regelbetrieb – also die Nutzung der neuen Flächen. Dazu zählen insbesondere:
Die Überführung der Anforderungen aus dem Bauprojekt in neue Servicekonzepte und
eine entsprechend den Vorgaben des Konzerns angepasste Leistungsvereinbarung mit den externen Dienstleistern.
Für eine effiziente Steuerung der FM-Services wurden nicht nur Service-Level-Agreements, sondern zielgerichtete Key-Performance-Indikatoren erarbeitet. So wird eine ressourcenschonende und effiziente Steuerung der Qualitäten und Quantitäten der externen Leistungen ermöglicht.
Die Ausschreibung dieser Leistungen inkl. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, Aufbereitung eines Mustervertrags, Abwicklung der Vergabe und revisionssichere Dokumentation der Vergabeentscheidung gehörten ebenfalls zu unserem Auftrag bei Alnatura.
