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Beginnend mit der Erhebung der Hauptanforderungen und der benötigten Funktionalitäten wurde bei der BIG in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT an der Detaillierung des zukünftigen Tools zur Unterstützung der Prozesse im Gebäudebetrieb gearbeitet.
Bei einem Portfolio mit rund 14,0 Mio. Quadratmetern erstellten wir aufbauend auf den erhobenen Informationen eine Machbarkeitsstudie, die als Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines Facility Management Systems diente. Anschließend ging es gemeinsam mit der IT und den Fachbereichen an die Entwicklung der zukünftigen Systemarchitektur.
Die Anforderungen an das CAiFM-System, insbesondere an die Schnittstellen innerhalb der Systemlandschaft, fassten wir in einem Lastenheft zusammen. Im Anschluss an die Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen inkl. Mustervertrag, Preisblättern und Mengengerüst setzten wir einen europaweiten Beschaffungsprozess um. Bestandteil dieses Prozesses war neben einer neutralen und revisionssicheren Bewertung auch die strukturierten und moderierten BieterInnenpräsentationen und Live-Vorführungen der AnbieterInnen. Nach der Auswahl des besten Angebots begleiteten wir die mehrjährige Implementierung der Software inkl. Pilot- und Testphasen bis zum Go-live und moderierten die damit verbundenen Abstimmungen.
Besonderes Ziel über diese lange Projektdauer war die Sicherstellung der vertraglichen Vereinbarungen sowie die Wahrung der Umsetzung aller Anforderungen.
