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Bei der Bedarfsplanung werden durch gründliche und systematische Evaluierung die zusammenhängenden Werte und Fakten sowie die Bedürfnisse der AuftraggeberInnen-Organisation, der späteren NutzerInnen, also MitarbeiterInnen und KundInnen, sowie der betroffenen Öffentlichkeit analysiert und zusammenfassend in klare Zieldefinitionen übergeführt. Sie bestimmen den weiteren Fahrplan und stellen einen roten Faden auf dem Weg zum passenden Gebäude dar. Als erste Aufgabe galt es, das Briefing für den geplanten Architekturwettbewerb zu erarbeiten. Zu diesem Zweck bauten wir eine Struktur zur Einbindung der NutzerInnen auf. Mit ihnen gemeinsam erarbeiteten wir in einem mehrstufigen Prozess den Bedarf hinsichtlich Flächen und Funktionen. Die für alle Beteiligten verständliche Formulierung der komplexen Inhalte ist eine anspruchsvolle Vermittlungs- und Übersetzungstätigkeit.
Der Weg zum neuen LDZ © M.O.O.CONZuerst erfolgte die funktionale Annäherung an das zukünftige Gebäude, wobei die Fokussierung auf grobe Kubatur und städtebauliche Aspekte hilfreich war. Auch wurden die ersten Flächenanforderungen festgelegt. Dabei half die Definition von zwei Hauptfunktionen: Der erste Bereich der zentralen Sonderflächen umfasste alle Nicht-Büro-Flächen wie Empfang und Bürgerservice, Event- und Konferenzräume, Labor, Mitarbeiterrestaurant und Kindergarten. Der zweite, flächenmäßig größte Teil, galt dem Bürobereich.
Funktionsschema zentrale Sonderflächen © Land Salzburg
Im Team mit dem Land Salzburg wurde der erarbeitete Bedarf in Funktionsschema und Flächenprogramm für die Sonderflächen sowie Planungssystematik und Qualitätsdefinition für die Bürobereiche übertragen. Dazu zählen grundsätzliche Fragen des Arbeitskonzeptes, da die Entscheidung für Zellenbüros oder eine Multi-Space-Bürostruktur nicht nur für die MitarbeiterInnen wichtig, sondern auch kostenrelevant ist.
Es braucht also eine in intensive Auseinandersetzung. Dafür haben wir eine differenzierte Struktur mit drei NutzerInnen-Gruppen etabliert. Das aus Führungskräften bestehende „Team Arbeitsfeld Zukunft“ erarbeitete den strategischen Rahmen für das Bürokonzept, eine offene Arbeitswelt mit maximal 50 Prozent der Bürofläche in geschlossenen Räumen.
Die Teilnehmer_Innen des digitalen Moodboard Workshops © M.O.O.CON
Um die Kommunikation geht es beim „Team der BotschafterInnen“ aus 10 verschiedenen Abteilungen, das alles, was das Büro betrifft, intensiv mitdiskutiert und -entwickelt. Darüber hinaus gibt es das größere "Team der GestalterInnen“, das eine wichtige Rolle als Soundingboard einnimmt. In Learning Journeys konnten die Teammitglieder neue Formen des Arbeitens kennenlernen und Bürokonzepte für Verwaltung in anderen Kommunen erkunden. Dieser intensive Prozess brachte ihnen zahlreiche neue Erkenntnisse, die sie als MultiplikatorInnen an die gesamte Belegschaft weitertragen.
Ein weiteres Team widmet sich dem Spezialthema „Bürgerservice“, wo in Zukunft die Beratungsleistungen des Landes gebündelt und von den Bürostrukturen getrennt werden sollen, was einen komplexen Organisationsentwicklungsprozess nötig macht. Das im Team erarbeitete Zukunftsszenario floss ebenso wie Bürokonzept und Sonderflächen in die Ausschreibung ein.
Miroboard im digitalen Moodboard Workshop © M.O.O.CONEbenfalls Teil des Architekturbriefings war das Ergebnis unseres Moodboard-Workshops, an dem über 100 Personen teilgenommen hatten. Aufgrund der Corona-Situation war dieses Format zum ersten Mal gänzlich digital durchgeführt worden und hatte dennoch zu einem optimalen Ergebnis geführt. Mit der individuell erarbeiteten Bild- und Wortwelt wurden Kultur, Identität und Werte der Landesverwaltung anschaulich gemacht.
Das finale Ergebnis der Moodboard Workshops © M.O.O.CON
Kommunikation steht an oberster Stelle in einem Prozess dieser Größenordnung – nach innen wie nach außen. Deshalb haben wir bereits Ende 2020 für die zukünftigen NutzerInnen des LDZ eine Intranet-Kommunikation zum Projekt aufgebaut, die mit Videos und Artikeln transparente Information bietet. Auch die offizielle Online-Kommunikation von Seiten des Landes wird von uns mitbetreut. All diese Maßnahmen bereiten den Boden für den Change Prozess, wobei das gemeinsame Erarbeiten und die Einbindung aller Dienststellen im Vordergrund stehen.
Rund 1.200 Personen werden nach dem 2026 geplanten Einzug ihren neuen Arbeitsplatz im LDZ finden und die Annehmlichkeiten einer zeitgemäßen Arbeitswelt nutzen. Die Neuerungen im Verwaltungsprozess, ebenso wie die Umstellung vom gewohnten Zellenbüro auf die neue offenere, aktivitätsbasierte Büroumgebung, braucht Diskussion und Dialog. Es wird jedoch für alle MitarbeiterInnen weiter einen persönlichen Arbeitsplatz geben. Ein heißes Thema sind auch die Parkplätze. Dank des fortschrittlichen Nachhaltigkeitskonzeptes im LDZ wird es in Zukunft mehr Fahrradstellplätze als solche für PKWs geben. Die gute öffentliche Anbindung kommt der Umwelt zugute, braucht aber ebenso Raum für Kommunikation.
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Planungswettbewerbs, der Prämierung des Siegerprojektes von Burtscher-Durig, geht die Bedarfsplanung in die nächste Stufe. Anhand des Entwurfs wird gemeinsam diskutiert, was funktioniert und so umgesetzt werden kann und was noch Finetunings bedarf. Große Flexibilität gibt es noch bei den Büroflächen, wo die zukünftigen NutzerInnen experimentieren können – Testkits und Visualisierungstool stehen hier zur Verfügung.
Mit jedem Schritt Erarbeitungstiefe von Seiten der ArchitektInnen gehen wir auch in den Dialog mit den NutzerInnen. Diese intensive Einbindung ist unser Erfolgsrezept und garantiert die größtmögliche Akzeptanz für den Change Prozess. So stellt die Bedarfsplanung einen permanenten Soll-Ist-Abgleich dar und führt zur Bewusstseinsbildung, dass die formulierten Anforderungen auch tatsächlich umgesetzt werden.
Mehr als zwei Jahre lang wird hier intensiv über Bedarf und Funktion eines Gebäudes diskutiert, das noch nicht mal im Entwurf existiert. Das funktioniert? Ja, weil es die Möglichkeit gibt die zukünftige Arbeitswelt gemeinsam zu erarbeiten. Auch wenn das Funktionsschema ohne gestalterische Ausformulierung auskommt. Die große Herausforderung ist es, das Briefing so zu beschreiben, dass Laie und ArchitektIn damit umgehen können, und es als Basis für Lösungsfindung hinsichtlich baulich-technische Anforderungen dienen kann.
