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Im Zuge eines Projektes in den Jahren 2019/2020 entstand der Wunsch nach einer Zusammenführung eines Vorstandsbereichs inklusive der rund 180 Mitarbeitenden an einem gemeinsamen Standort. Dieses Vorhaben haben wir begleitet und im Herbst 2020 erfolgreich abgeschlossen. Während dieser Transformation änderte sich allerdings auch für alle anderen Teams der Arbeitsalltag gravierend: Die Pandemie zwang die 800 Wiener MitarbeiterInnen ins Homeoffice und bisher gewohnte Abläufe mussten sich notgedrungen daran anpassen.
Die Zurich nutzt nun die Chance, die während der Pandemie gelernten Arbeitsweisen in einer neuen, den zukünftigen Bedürfnissen entsprechenden Arbeitsumgebung für alle MitarbeiterInnen umzusetzen.
Die jüngere Geschichte der Zurich in Wien ist eine außergewöhnliche. Das Zusammenspiel zweier Ereignisse hat die Versicherungsgesellschaft genutzt, ihre Unternehmenskultur weiterzuentwickeln und neu zu gestalten:
In einem mutigen Schritt einigte sich der Vorstand darauf, die Gunst der Stunde zu nützen und die Standorte in Wien unter besonderer Berücksichtigung ihrer Unternehmenskultur neu zu strukturieren.
Corona hat aufgezeigt, dass die derzeitigen Gebäudestrukturen nicht mehr zur eigenen Unternehmensentwicklung passen. Das von Zurich entwickelte Kultur-Statement M.U.T – mitreißend, unkompliziert, treffsicher – war der Rahmen für unsere Folgebeauftragung. Die bestehenden Flächen in Wien sollten geprüft werden, um die bestmögliche Arbeitswelt für alle MitarbeiterInnen in Zukunft schaffen zu können. Das neue Büro für rund 180 Menschen hatte sich im Zuge der Flexibilisierung durch die Pandemie insofern bewährt, als dass sich das dort umgesetzte Konzept des Activity Based Working als Standard für die zusätzlichen Flächen herauskristallisierte. Bei diesem Konzept wird, wie der Name schon sagt, das Arbeitsumfeld entsprechend der Tätigkeit ausgewählt. Aus Effizienzgründen werden die unterschiedlichen Arbeitsmöglichkeiten zusätzlich gemeinsam genützt. Auch bei der Zurich wird das sogenannte Desk Sharing angewandt: ohne persönliche Zuschreibung stehen den rotierend anwesenden MitarbeiterInnen verschiedene Tische und Räume zur Verfügung.
Während im Jahr 2020 also alle Unternehmen in die Veränderung gedrängt wurden, hat die Zurich das Virus als Chance zum Wandel genützt. Die Pandemie hat gezeigt, dass mobile, flexible und hybride Arbeitsstrukturen möglich sind, die für viele zuvor undenkbar waren – ein sehr willkommener Impuls für Change ManagerInnen. Diesen Antrieb nutzend, entschloss sich die Versicherung dazu, das Gelernte im Arbeitsalltag nun nachhaltig umzusetzen. Das angemietete Objekt, in dem ein Vorstandsbereich bereits 2020 eingezogen ist, wird nun für alle Teams eingerichtet, sodass ab Ende 2021 alle an einem Ort arbeiten können.
Das neue Workplace Concept der Zurich kann sich darauf stützen, dass alle WissensarbeiterInnen erlebt haben, wie es ist im Homeoffice zu arbeiten. Dort hat sich für viele bewiesen, dass man nicht nur an einem einzigen Ort in den eigenen vier Wänden arbeiten muss, sondern – je nach Tätigkeit – durchaus verschiedene nutzen kann und das auch tut. Zuhause hat man das flexible und eigenverantwortliche Arbeiten verinnerlicht und genau das will die Zurich auch am Arbeitsplatz ermöglichen. MitarbeiterInnen sollen zukünftig motiviert sein, das Büro so zu nutzen, wie sie es brauchen.
Die funktionale Planung für das Büro hatten wir Ende 2020 bereits abgeschlossen. Gemeinsam mit dem Innenarchitekturbüro Schönstil und den visuellen Gestaltern Benedikt Haid und David Mase soll ein dynamischer Wohlfühlcharakter mit hohem, professionellem Anspruch erreicht werden, der vor allem durch die Farben der vorhandenen Corporate Identity und ausgewählte Materialien gewährleistet wird. Zudem wird auch die IT-Infrastruktur für hybride Arbeitsweisen – also: teils im Büro und teils im Homeoffice – weiter aufgerüstet.
Bei den Anforderungen an die Fläche aber stand im Mittelpunkt, dass durch den gemeinsamen Ort alle mehr miteinander verbunden sein sollten. Der Arbeitsort wird als identitätsstiftender Anker verstanden, indem sich Mitarbeitende aller Generationen und Funktionen wohlfühlen. Das wird durch ein maßgeschneidertes Büro erreicht, das sich an den Tätigkeiten und Arbeitsweisen orientiert und die Bedürfnisse und Anforderungen widerspiegelt. Dem liegt eine Zonierung folgender Bereiche zugrunde:
Geschlossene Räume können für vertrauliche Gespräche genützt werden, sind aber nicht mehr prinzipiell einzelnen Personen zugeschrieben. Das gilt auch für das Top-Management. Sie werden wohl sogenannte „Prio-Räume“ haben, stellen diese aber zur Verfügung, sollten sie nicht anwesend sein. Das heißt: alle MitarbeiterInnen können sie bei Bedarf verwenden. Alles weitere passiert auf gemeinsamen Flächen, die nach jeweiligen Tätigkeiten strukturiert sind. Diese Weiterentwicklung der Unternehmenskultur zum Sharing aller Räume und Module ermöglicht ein Miteinander auf einer neu gedachten Ebene.
Um die Veränderung für alle zu begleiten, hat sich das Human Ressources Department bei Zurich gemeinsam mit uns gegen einen klassischen Leitfaden für die neue Arbeitswelt entschieden. Stattdessen sind Führungskräfte und Mitarbeitende aufgefordert ihre eigenen Stories, ganz persönlich und individuell, zu „schreiben“. In freiem Format, bildhaft und exemplarisch, werden Geschichten erarbeitet, die zeigen wie neues Arbeiten und Führen funktionieren kann. Die sogenannten „user stories“ dienen allen MitarbeiterInnen als Orientierung in Zeiten der Veränderung und als Anregung ihren eigenen Umgang, den eigenen Rhythmus und neue Routinen in der neuen Normalität zu finden. Auch diese Idee drückt die mutige Entwicklung der Unternehmenskultur anschaulich aus.
Die Stories werden im Herbst 2021 auf verschiedenen Kommunikationskanälen präsentiert und im Winter ist schließlich der Umzug in das neue, mit dem Platin-Zertifikat von ÖGNI für Nachhaltigkeit ausgezeichnete, Gebäude geplant.
