Die Entwicklung zum Smart Office wird durch neue Workplace-Konzepte vorangetrieben

Im Wesentlichen geht es beim Smart Office um die Erfassung, Aufbereitung und Diagnose der Nutzer- und Betriebsdaten. Dies beinhaltet zwei Aspekte:

1. Die Verknüpfung von Anlagen- und Gebäudedaten in einem Bestand oder als Bestandteil eines Digitalen Zwillings.  
2. Die Unterstützung der Nutzerinnen und Nutzer in ihren Tätigkeiten durch den Einsatz von Tools aus dem Bereich Internet Of Things (IoT) sowie die gezielte Bereitstellung von Services und Funktionalitäten wie z.B. die Steuerung der Kaffeemaschine oder der Beleuchtung per Smartphone-App.

Die Entwicklung zum Smart Office wird durch die Veränderungen von Workplace-Konzepten vorangetrieben. Wer Arbeitswelten verändern will, überprüft Multi-Space- und Activity-Based-Working-Ansätze. Dies führt zu flexiblerer Nachfrage. Hier ist eine neue Art des Flächenmanagements und der Flächenbereitstellung gefragt. Das Wissen über die Nutzung der verschiedenen Flächen ist elementar.

Der erste Schritt: Das Smart Office braucht eine klare Zielsetzung

Erfasst werden die Daten für ein Smart Office mit Sensoren. Die Datenerhebung erfolgt voll automatisiert. Die aufbereiteten Ergebnisse werden auf dem Computer oder in einer App für Smartphone und Tablet dargestellt. Wer ein Smart Office wirtschaftlich erfolgreich umsetzen will, muss zunächst folgende Fragen beantworten:

• Welche Kompetenzen habe ich und was kann ich wirklich verändern? Was außerhalb des Kompetenzfelds des CREM/FM liegt, muss gar nicht gemessen werden. Wenn z.B. Einzelbüros oder eine unveränderliche Anzahl an speziellen Modulen in einer Fläche gesetzt sind, ist die Messung der Auslastung oder der durchschnittlichen Nutzung nicht zielführend. Ohne Kompetenzen kann ich auch nach ausführlicher Analyse nichts ändern.
• Welches Ziel möchte ich erreichen? Welche Daten brauche ich zur Erreichung dieses Ziels?
• Wie müssen meine Daten aufgebaut sein? Wie tief muss ich in Einzelheiten gehen um Entscheidungen treffen zu können?

Nicht alles, was möglich ist, macht auch wirklich Sinn. Deshalb sollten Sie sich immer fragen: Welche Daten sind denn wirklich relevant um eine Entscheidung zu treffen. Denken Sie beispielsweise an einen Besprechungsraum. Hier lässt sich mit einfachen Mitteln die Auslastung in einer groben Abstufung erheben. Zudem können die Belegungsdaten mit den Buchungsdaten verknüpft und durch Nutzer-Interviews erweitert werden. So können Sie detailliertere Aussagen zur Nutzung des Raums treffen. Deutlich komplizierter wäre es, wenn Sie in der Erfassung auch eine personenbezogene Zählung wollen. Am besten entscheiden Sie also vorher, ob eine exakt gemessene Personenanzahl für ihre Diagnose notwendig ist.

Der zweite Schritt: Analyse nach allen Regeln des Datenschutzes

Wenn Sie die Zielsetzung und die Art der Datenaufbereitung geklärt haben, müssen Sie noch mögliche Bedenken in Sachen Datenschutz ausräumen. Hier ist offene und effektive Kommunikation gefragt. Dank modernster Sensoren können die Daten personenneutral erfasst werden. D.h. die Botschaft ist: Wir messen, ob jemand in einem Raum ist und nicht wer.

Der dritte Schritt: Interpretation der Daten

Nun zeigt es sich, wie gut Sie Ihre Fragestellung im ersten Schritt geschärft haben. Erfahrungsgemäß sind Analyse und Interpretation der Daten sowie die Ableitung von Handlungsempfehlungen alles andere als ein Routine-Job. Deshalb steht und fällt der Erfolg des Smart Office mit dem fachlichen CREM/FM Know-how. Bunte Grafiken sind zu wenig. Deshalb empfehlen wir auch an dieser Stelle wieder: Fragen Sie weiter, wofür die einzelne Auswertungen gedacht sind und ob sie für Ihre Zielsetzung relevant sind.

Der WirkRaum bei M.O.O.CON als Smart Office

Unsere Mitarbeitenden brauchen eine flexible, die Tätigkeiten und Prozesse unterstützende, Fläche. Dafür haben wir unseren WirkRaum in Frankfurt am Main geschaffen. Nun wollen wir wissen, wie gut diese Fläche nach dem Umbau unser Kerngeschäft unterstützt. Deshalb haben wir unseren WirkRaum zum Smart Office gemacht. Schon nach wenigen Tagen zeigten uns die Auswertungen, welche Teile der Fläche wie genutzt werden.

Nutzung 7:00 bis 9:00 Uhr

Nutzung 18:00 bis 20:00 Uhr

Unser Ziel ist es die Flächennutzung zu verstehen. Das Nutzungsverhalten soll belastbar und transparent abgebildet werden. Auf der Basis der Nutzungsdaten können wir ableiten, warum einzelne Flächen weniger genutzt werden und was wir bei Bedarf ändern wollen. Möglich wird diese Analyse mit solarbetriebenen Sensoren, die über WLAN und Funk kommunizieren. Diese Sensoren werden flexibel an den gewünschten Messpunkt geklebt. Dafür brauchen Sie also keine baulichen Veränderungen. Bei der Erhebung und der Auswertung der Daten reduzieren wir ganz bewusst den Informationsgehalt. Damit erhöhen wir die Genauigkeit der Daten und können auch bessere Handlungsempfehlungen abgeben. Manchmal ist die Aussage, ob ein Raum leer, teilbelegt oder voll ist wesentlich wertvoller als die Antwort, ob es sieben oder acht Nutzer sind.