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Jetzt, wo sich viele Menschen und Organisationen an das flexible, eigenverantwortliche, digitale Arbeiten von zuhause aus gewöhnt haben, eröffnet sich eine Chance für Unternehmen, die ihre Büroflächen schon länger verändern wollten. Es ist falsch zu glauben, dass WissensarbeiterInnen am Schreibtisch immer am besten aufgehoben sind. Führungskräfte wie Mitarbeitende haben in den letzten Monaten Corona-bedingt gelernt: Unterschiedliche Tätigkeiten brauchen unterschiedliche Arbeitsumgebungen.
Auch wir am M.O.O.CON-Standort in Frankfurt standen vor rund zwei Jahren vor der Herausforderung, dass unser Anspruch an eine ideale Arbeitsumgebung nicht mehr erfüllt war. Unsere Arbeitsprozesse, Tätigkeiten und unser Miteinander wurden nicht mehr optimal unterstützt.
Denn: Kommunikation und Konzentration, kreatives und interdisziplinäres Arbeiten finden bei uns sequenziell, parallel und im Wechselspiel statt. Und zwar im Büro, zuhause oder unterwegs. Je nach Projekt, Arbeitsinhalt und eigenem Arbeitsstil. Um auf diese Anforderungen zu reagieren, wollten wir eine Vielzahl an Arbeitsmöglichkeiten gestalten, statt ausschließlich klassische Arbeitsplätze anzubieten. Grundlage dafür bildete eine detaillierte Analyse der Tätigkeiten und ihrer Abläufe sowie der dafür jeweils notwendigen Arbeitsmittel. Gepaart mit einem klaren Zukunftsbild lässt sich das künftige Arbeitskonzept ableiten.
Michael Wiebelt (links) und Tobias Baur, die beiden M.O.O.CON Manager am Standort Frankfurt, kurz nach dem Einzug in den WirkRaum. © M.O.O.CON / Simon HofmannWeg vom klassischen Kombibüro hin zu etwas Neuem, besser Passendem. Das war unser Wunsch. In der bestehenden Struktur war das nicht möglich. Deshalb haben wir uns entschieden mit einem Architekturbüro wortwörtlich an die Substanz unserer Mietfläche zu gehen.
Damit ArchitektInnen mit der kreativen Arbeit loslegen können bedarf es eines detaillierten Briefings - ein essenzieller Teil auf dem Weg zu neuen, identitätsstiftenden Arbeitswelten. Die Inhalte des Briefings sind:
Formulierung der Projektziele, die sich aus den kulturellen, sozialen, organisatorischen und wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens ableiten. Nur so kann eine nutzenstiftende, nachhaltige Arbeitswelt entstehen.
Beschreibung der Ausgangssituation und Grundriss vom Ist-Stand. Die bzw. der ArchitektIn muss wissen womit sie bzw. er es zu tun bekommt.
Festlegung der Rahmenbedingungen wie Termine und Kosten.
Abstimmung des Eingriffs mit der bzw. dem EigentümerIn.
Raum- und Funktionsprogramm und Darstellung des Nutzungskonzepts. Es definiert im Detail wie die neue Fläche genutzt werden soll.
Definition der Qualitäten, in denen (um)gebaut werden soll. Wichtig, um die Kosten für so ein Projekt kalkulieren zu können.
Mit drei Architekturbüros gingen wir in eine Gesprächs- und Konzeptionsphase - das Konzept des Büros ZHAC hat uns schließlich überzeugt.
Unser Anspruch an qualitätsvolle und nachhaltige Bau- und Ausstattungsqualitäten gepaart mit der einen oder anderen nicht vorhersehbaren Sanierungsmaßnahme führte in den ersten Entwürfen des Architekturbüros zu einer Budgetüberschreitung. Was nun?
Wir haben uns bewusst gegen ein Generalunternehmer- und für ein Einzelvergabemodell entschieden. Die Steuerung des Gesamtprozesses war dadurch flexibler, Budget konnte so eingespart und für spürbare Qualität genutzt werden. Für einen reibungslosen Ablauf eines komplexen Umbaus braucht es ein gut funktionierendes Netzwerk an Subunternehmen, Flexibilität und Leidenschaft sowie die nötige Erfahrung im Projektmanagement. All das war bei uns vorhanden. Doch trotz einer sehr guten Kenntnis des Bestands und einer engen Prozessbegleitung, ist bei einer Bestandssanierung nicht immer alles planbar. Man ist gut beraten seinen Terminplan nicht allzu eng zu takten und eine angemessene Budgetreserve bereitzuhalten, um Überraschungen abfedern zu können.
Um die Fläche für die Umbauarbeiten räumen zu können, entschieden wir uns etwas „Startup-Luft“ in einem Coworking-Space in Frankfurt zu schnuppern. Für uns war das eine durchaus lehrreiche Erfahrung. Wir sind übrigens nach dieser Phase sehr gerne wieder in unser eigenes Büro eingezogen.
In unserem Büro - dem WirkRaum - finden sich nun Orte für informelle Kommunikation, zum Netzwerken, für konzentriertes Arbeiten, für Teamwork, zum Telefonieren, für Videokonferenzen und Besprechungen - indoor und outdoor auf einer kleinen Terrasse. Auch für Erholung und gemeinsame Mittagessen gibt es die passenden Orte. Darüber hinaus ist die gesamte Fläche auch als Eventlocation nutzbar. Also ein echter Multispace für ein Activity Based Working Konzept. Die kompromisslose Ausrichtung an unseren Werten und Tätigkeiten hat einen Ort hervor gebracht, der als ein gemeinsamer Ort des Wirkens verstanden wird, in dem das Prinzip „Sharing“ das Wir-Gefühl stärkt und der Teil unserer Identität ist.
Der Umbau unseres Büros war etwas mehr als ein Jahr vor Beginn der Corona-Pandemie fertig. Das Team fühlt sich stark mit unserer neuen Arbeitswelt verbunden – den meisten ist es schwer gefallen während der strengen Lock-down Phase im Home Office zu bleiben. Jetzt, wo alle wieder zurückkehren, stellen wir fest, dass es möglicherweise mehr Rückzugsmöglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen braucht als zuvor. Außerdem arbeiten wir noch ein Stück weit flexibler: Das Home Office und andere Arbeitsorte werden intensiver genutzt.
Für unseren Umbau haben wir rund 1.570 Euro (netto)* pro Quadratmeter im Innenausbau und Möblierung investiert. Kosten für die im Zusammenhang mit den Maßnahmen erforderliche Sanierung des Bestandsgebäudes sind hier explizit ausgenommen, um eine bessere Vergleichbarkeit herzustellen. Denn jedes Unternehmen, das „seine“ Menschen und seine Organisation in neue Arbeitswelten bringen möchte, hat eine andere Ausgangssituation.
