GaxoSmithKline ist zum Projektzeitpunkt der sechstgrößte Pharmakonzern weltweit und steht als forschendes Pharmaunternehmen europaweit an zweiter Stelle. Das Headquarter ist in London. In der österreichische Niederlassung in Wien sind 80 InnendienstmitarbeiterInnen beschäftigt. Rund 20 Jahre arbeiteten sie in einem Mietgebäude am Areal des Wiener Auhofcenters. GlaxoSmithKline mietete dort ein komplettes, zweistöckiges Gebäude aus den 1980er Jahren inkl. ausreichend Parkplätze für seine MitarbeiterInnen in der anschließenden Tiefagarage. Im Jahr 2014 lief der bestehende Mietvertrag aus.

Activity Based Working als Konzernvorgabe

Die Unternehmenszentrale in Großbritannien entwickelte ein eigenes Smart Working Konzept für alle seine Standorte weltweit. Das bedeutete für die Niederlassungen: Bei jeder anstehenden Mietvertragsänderung ist das Konzept umzusetzen. Die Verantwortung dafür liegt bei den lokalen Standorten und deren Management. Allerdings: Der Rollout musste innerhalb des konzerngegebenen Flächenschlüssels pro Headcount und auf Basis des vorgegebenen Raummodulkatalogs erfolgen.

Gesucht: Die passenden Räumlichkeiten für das neue Arbeitskonzept

"Wie setzen wir das Smart Working Konzept um?" Das war die Frage, die sich das Pharmaunternehmen eingangs stellte. Es folgte die Hinterfragung des eigenen Standorts und die erste Vorauswahl an alternativen Standorten. Unser Job war es folglich die alternativen Mietflächen auf ihre Eignung für das Smart Working Konzept zu überprüfen. Die Unternehmensführung wollte am Ende des Prozesses eine einzige Empfehlung für ein alternatives Mietobjekt, das dem ursprünglichen Standort gegenübergestellt werden konnte.

Von der Standortauswahl über die Anpassung des GSK-eigenen Activity Based Working Konzepts an lokale Gegebenheiten bis hin zu einem partizipativen Veränderungsprozess – ein M.O.O.CON Job. © Rupert Steiner

Die bisherigen Mietflächen eigneten sich nicht optimal für Activity Based Working – wir kamen zur Empfehlung das Konzept an einem neuen Standort umzusetzen und das GlaxoSmithKline Management stimmte zu.

Next step: Umsetzung des Smart Working Konzepts im neuen Mietobjekt, dem Euro Plaza in Wien, Meidling. 

GSK beauftragte uns die innenarchitektonische Ausgestaltung zu übernehmen. Die Marke GSK sollte überzeugend zur Geltung gebracht, und der New Way of Working bestmöglich unterstützt werden.

Die größte Herausforderung dieses Relocation-Projekts lag darin, ein vom Konzern vorgegebenes Activity Based Working Konzept mit relativ geringem Handlungsspielraum gestalterisch überzeugend und mit  der gewissen lokalen Note umzusetzen. Allen voran sollte die Akzeptanz aller GSK KollegInnen gesichert werden. VielGespür und Sensibilität in der Herangehensweise sind gefragt. Die Akzeptanz aller ist für einen gelungenen Standortwechsel inklusive kompletter Veränderung der Arbeitswelt essenziell.

Change Agents – mit der Mission zu verändern

GSK definierte einige MitarbeiterInnen quer durch alle Ebenen und Bereiche, die den Gestaltungsspielraum des Smart Working Konzepts unter unserer Anleitung ausloten sollten. Diese Change Agents – oder auch MultiplikatorInnen – waren es, die das grundsätzlich emotional aufgeladene Thema Standortwechsel diskutierten und bewerteten. Ihre Schlussfolgerungen flossen maßgeblich in den Prozess ein. Sie sorgten für breite Akzeptanz unter ihren KollegInnen.

Das Resultat war

• objektiviert

• für alle nachvollzieh- und kommunizierbar und

• von seiner Schmerzhaftigkeit weitgehend befreit.

Wir haben es gemeinsam mit der GSK Projektleitung geschafft ein nachhaltig wirksames und überzeugendes Ergebnis zu erreichen. Wichtig waren eine sensible Themenbearbeitung, Moderation und Umsetzung. Wie wichtig dem österreichischen GSK Management seine MitarbeiterInnen sind, zeigte sich deutlich:

• Einerseits durch den qualitätsvollen, ehrlichen und transparenten Prozess.

• Andererseits durch die neu geschaffene, an die Bedürfnisse der NutzerInnen angepasste und gestalterisch überaus ansprechende Arbeitsumgebung.