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Mit den Geschäftsfeldern Business Solutions, IT-Services, Digital Office, Professional Printing, Marketing Services, Healthcare und IP Video Solutions gehört der Konzern zu den führenden Anbietern in den Bereichen Software, Hardware und IT-Dienstleistungen. Konica Minolta Österreich umfasst rund 370 Mitarbeitende an sieben Bürostandorten, deren Zentrale sich mit 155 Angestellten in Wien befindet. Für diesen Standort erarbeiteten wir 2019 in einem partizipativen Prozess ein Konzept zur Modernisierung, das bereits vor der Pandemie flexible Arbeitsplätze berücksichtigte. Im Idealfall war sogar eine gänzlich neue Fläche angedacht. Mit Beginn der Pandemie ruhten vorerst alle weiteren Planungen.
Die Herausforderungen während der Pandemie blieben in vielerlei Hinsicht ähnlich zu jenen zuvor. Es gab immer noch den Wunsch nach einer umfassenden Umstrukturierung der Organisation innerhalb eines engen Budgetrahmens.
Das bedeutete die Bestandsflächen neu zu denken, denn das Büro entsprach schließlich nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens an zukunftsorientiertes Arbeiten. Dafür wurde ein neues Projekt aufgesetzt und die Arbeitsergebnisse aus dem Vorprojekt 2019 nochmals in einem partizipativen Prozess evaluiert. Das Ergebnis war eine neue Arbeitswelt, die sich an den Tätigkeiten der Mitarbeitenden orientiert und bestmöglich die Arbeitsprozesse innerhalb der Organisation unterstützt. Das beinhaltete etwa ein flexibles Arbeitsplatzkonzept mit Fokus auf einem breiten Angebot an Arbeitsmöglichkeiten, wie unterschiedliche Besprechungsräume, Vernetzungsflächen und Begegnungszonen. Zudem wurde der Bedarf an eine verstärkte hybride Zusammenarbeit spürbar.
Eine der neuen Perspektiven durch die Pandemie war, dass sich Konica Minolta die Erfahrungen des Arbeitens von zuhause aus zunutze machen konnte. Das Homeoffice war für viele zuvor undenkbar gewesen, ist mittlerweile aber sogar ein unverzichtbares Angebot an Arbeitnehmer:innen. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Arbeitskultur im Allgemeinen, es verändert auch die Anforderungen an die Bürofläche selbst. Wenn sich die Auslastung der Fläche verkleinert, kann der Raum anders gedacht werden: weniger Standard-Arbeitsplätze, mehr unterschiedliche Arbeitsangebote. Oder anders gesagt: man kann aus weniger mehr machen.
Das war ein Schlüsselpunkt der Standortüberlegung, da eben auch im zweiten Anlauf der Modernisierung der Kostenrahmen eine der großen Herausforderungen war. Gemeinsam mit unserem Kunden kamen wir zu der Entscheidung, die Umsetzung einer neuen Arbeitswelt doch nicht in einer neuen Fläche, sondern im bereits bestehenden Wiener Standort umzusetzen. Dieser konnte aufgrund der veränderten Anforderungen sogar verkleinert werden, indem Flächen im Gebäude gegenüber abgemietet wurden.
Rund 155 Mitarbeitende sollten nach der Pandemie in eine neue, attraktive Arbeitsumgebung wieder einziehen. Wir prüften die bestehenden Räume und ihre Einrichtung im ersten Schritt eingehend. Vieles wurde behalten, einiges getauscht und wenig baulich verändert. Die kosteneffiziente Umsetzung beinhaltete beispielsweise die Wände größtenteils im Bestand zu lassen, die Räume aber in ihrer Bestimmung zu öffnen: weg vom Einzelbüro hin zu einer geteilten Nutzung.
Die Bestandsfläche wurde in Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten gegliedert und entsprechend neu gestaltet.
Kleine Veränderungen zeigten schon große Wirkung. So wurden Türblätter oder Bodenbeläge nur nach Bedarf getauscht und mit frischer Wandfarbe gearbeitet.
Die Teppiche in den Arbeitsplatzbereichen wurden großteils nur gereinigt und lediglich in einzelnen Räumen getauscht. Wir prüften das Bestandsmobiliar und wo nötig wurde mit Akustikelementen verbessert. Nur für neue Besprechungs- und Vernetzungsräume wurden Möbel angekauft. Für eine spürbare Öffnung der Räumlichkeiten wurden Glaswände eingezogen, die Medientechnik wurde aufgebessert, bei Lüftung, Heizung und Beschattung wiederum musste nur minimal eingegriffen werden.
Das größte Augenmerk fiel auf die Kommunikationsbereiche, wie die Teeküchen (siehe Bild) und die Cafeteria im Erdgeschoss des Gebäudes.
Die Bilder des Vorher/Nachher verdeutlichen, wie die Teeküche sich zu einem ansprechenden Ort der Begegnung transformiert hat.
Schlussendlich konnten wir die Modernisierung bei einem Mittelwert von 250 EUR/m² halten und auch mit den minimalen Eingriffen in die Bestandsstruktur einen Mehrwert für Mitarbeiter:innen und Unternehmen schaffen. Das Büro lädt zu einer Rückkehr aus dem Homeoffice ein und entspricht den heutigen Ansprüchen an modernes Arbeiten deutlich besser.
