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Zunächst sollte zusätzlicher Raum für rund 150 MitarbeiterInnen entstehen. Damit aber nicht genug:
Da der Schritt in eine neue Arbeitswelt für die Verwaltung eine Herausforderung war, entschied man sich eine Art internen Bewerbungsprozess durchzuführen. Den Zuschlag für den Einzug in die neuen Arbeitswelten bekamen die Organisationseinheiten, die einerseits nachweisen konnten, dass die Digitalisierung entsprechend weit vorangeschritten war und andererseits auch kreativ und überzeugend darlegen konnten, warum Sie die richtigen PilotnutzerInnen sind. Eine erstaunliche Vielfalt an Bewerbungen zeigte das Interesse der Organisation am neuen Konzept.
Insgesamt entschied man sich vorerst sechs Abteilungen in die neue Arbeitswelt zu überführen, um zu lernen, zu testen. Sukzessive sollte das Konzept nachfolgend auch in den anderen Verwaltungsbereichen Anwendung finden. Die designierten PilotnutzerInnen waren ab dem Zeitpunkt der Auswahl von Anfang an intensiv in unsere Planungen mit eingebunden.
In der ersten Phase besuchten wir gemeinsam andere "neue Arbeitswelten“; danach folgte die Konzeptionsphase, im Laufe derer sowohl die Kultur evaluiert als auch die individuellen Bedürfnisse an verschiedenen tätigkeitsorientierten Arbeitsmöglichkeiten abgeleitet wurden.
Schließlich überführten wir diese in Raum-Standards, die von den LaDaDi-Teams in ihren jeweiligen Flächen (je Organisationseinheit) in Workshops wie bei einem großen Legospiel verortet wurden.
Fragen wie „Wie viel Zeit verbringe ich in Besprechungen mit wie vielen TeilnehmerInnen?“ oder „Arbeite ich konzentriert oder stimme ich mich mit KollegInnen ab?“ und „Wie oft bin ich im Büro?“ waren hier richtungsweisend. Herausgekommen sind unterschiedlichste Arbeitswelten, die alle die jeweils spezifischen Bedürfnisse der NutzerInnen decken und die zugleich auf standardisierten Raummodulen basieren.
Einige Stimmen aus den Reihen der mitarbeitenden KollegInnen bestätigen den Weg des Landkreises:
Heute stehen den Mitarbeitenden Büros zur Verfügung, die zu jeder Zeit das für sie passende Arbeitsumfeld bieten: Es gibt Räume und Bereiche für Still- und Teamarbeit, Besprechungs- und Beratungsräume in unterschiedlichen Größen, Telefonboxen, Teeküchen und Lounge Bereiche zum informellen Austausch und zum Relaxen. Und sie können sich sehen lassen:
Die öffentliche Verwaltung der Zukunft ermöglicht ihren Angestellten selbstverständlich auch flexible Arbeitsweisen. Dazu gehören neben den perfekt auf die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen ausgerichteten Räumen, auch die adäquate IT-Ausstattung. Jede und jeder verfügt über Laptop und Headset. Arbeitsplätze sind buchbar und das Buchungssystem ist für alle einsehbar– somit weiß man immer wer sich gerade im Haus befindet oder mobil arbeitet. Die Festnetztelefonie ist dem Handy und einem Voice over IP-System gewichen. Und die Besprechungsräume sind mit Bildschirmen ausgestattet, sodass auch hybride Meetings möglich sind.
In Zukunft ist geplant die neue Verwaltung räumlich weiterzuentwickeln. Auf diesem Weg begleiten wir LaDaDi bei den nächsten Schritten. Im Augenblick entwickeln wir den Masterplan für 2030+ gemeinsam mit einem Projektteam des Landkreises.
