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Genau diese Frage stand im Jahr 2013 in die Firmenzentrale der Telefónica Deutschland in München zur Diskussion. Die Digitalisierung macht neue, agile Arbeitsformen notwendig. Daher braucht es neue Lösungen für die Gestaltung der Arbeitsflächen. Mit einer New Workplace Strategy beschritt der Telekommunikationsanbieter im O2 Tower den Weg von klassischen Zellenbüros hin zu Activity Based Working. Als Resultat wurden die Büroflächen von Telefónica sukzessive adaptiert.
Im Jahr 2014 übernahm Telefónica Deutschland den Mobilfunkanbieter E-Plus. Diese Fusion brachte Veränderungen auch im Hinblick auf die Arbeitsumgebungen mit sich. Und zwar nicht nur in der deutschen Unternehmenszentrale in München, sondern an allen Telefónica- und ehemaligen E-Plus-Verwaltungsstandorten Deutschlands. Bereits im Pilotprojekt 2013, in dem die Strategie für neue Arbeitswelten erstmals in die Realität umgesetzt wurden, zeigte sich deutlich:
Wir übernahmen diese Aufgabe von nun an und machten uns an die Arbeit. Die größten Projekte lagen dabei in München, Düsseldorf, Berlin, Hamburg und Frankfurt.
Das Zielbild der Unternehmensführung gab die Stoßrichtung vor. Es hieß den Best Way of Working für unseren Kunden zu finden und gemeinsam mit Telefónica Dutzende Varianten von Projektplänen, Belegungsszenarien, Organigrammen, etc. zu erstellen und zu evaluieren. Ganz klar:
Nachdem die wichtigsten Entscheidungen getroffen waren und die Umsetzungsarbeit zu allererst am Hauptstandort München begann, setzten wir unsere Arbeit an anderer Stelle fort. Eine Analyse des gesamten Telefónica Deutschland Portfolios wurde beauftragt.
Die Bewertung mithilfe des M.O.O.CON Portfolio-Tools brachte Licht ins Dunkel. Insgesamt wurden rund zwei Dutzend bestehende Objekte in 28 Kriterien qualitativ bewertet. Auf dieser Basis hatte das Management fundierte Unterlagen für die Entscheidungen in der weiteren Standortstrategie.
Um ein gleichwertiges, qualitativ hochwertiges Ergebnis an allen verbleibenden Verwaltungsstandorten zu erreichen, wurde pro Location ein Projektvertrag aufgesetzt. Sie enthielten die jeweiligen Aufgaben und Ziele. 15 M.O.O.CON ProjektmanagerInnen waren teilweise zeitgleich im Einsatz. So hieß es zum Beispiel:
Flächen analog zur neuen Telefónica Workplace Policy adaptieren.
Neues Arbeitswelten-Konzept an Standorten implementieren.
In den Projektverträgen hielten wir den kontinuierlichen Projektstatus, Veränderungswünsche, kritische Themen und Problemlösungsansätze sowie Chancen und Risiken fest. Während die neuen Telefónica Work Spaces entstanden, musste gewährleistet werden, dass der Betrieb ungestört weiter laufen kann.
Der Konzern setzte mit seiner New Workplace Strategie den ersten Meilenstein in Richtung Digital Mindset. Die Arbeit wurde durch tätigkeitsorientierte Bürokonzepte flexibler, vernetzter, mobiler, digitaler. Nun hieß es für Telefónica das (digitale) Teamwork und die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu einem essenziellen Teil der täglichen Arbeit zu machen.
Unser Job war und ist es in dieser Phase das Change Management im Hinblick auf neue Arbeitsumgebungen zu begleiten. Und zwar auch wieder meist zeitgleich an allen Standorten der Verwaltung: München, Düsseldorf, Frankfurt und Berlin.
Trotzdem unter dem Telefónica-Dach zwei Telekom-Anbieter zusammengeführt wurden und eine völlig neue World of Work für die MitarbeiterInnen Realität wurde, gab es von Beginn an ein gutes Miteinander. Denn die neue Workplace Policy betraf alle MitarbeiterInnen – von beiden ehemals getrennten Unternehmen. Sie alle standen gemeinsam vor diesem Wandel. Ein wesentliches Element war und ist die neue Arbeitswelt.
