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Um nach dem Lockdown wieder ins Büro zurückzukehren, müssen viele Unternehmen Anpassungen in verschiedensten Bereichen umsetzen. Und das auch noch möglichst schnell und kostengünstig. Auch wir standen vor dieser Herausforderung. Die oberste Prämisse lautete dabei: Abstand halten muss zu jeder Zeit möglich sein.
Unsere Standorte in Frankfurt und Wien sind Smart Offices. Entgegen unserem ursprünglichen Prinzip, dass Sensoren automatisch erkennen welcher Arbeitsplatz belegt ist, ist nun die Disziplin unserer KollegInnen gefordert. Alle Arbeitsplätze und Meetingräume können nun über eine App aktiv gebucht werden. Damit kann das Infrastrukturmanagement eine Überbelegung von vorne herein verhindern. Arbeitsplätze, wo nicht der nötige Mindestabstand zu anderen eingehalten werden kann, sind als „nicht buchbar“ gekennzeichnet. Und MitarbeiterInnen können vorab sehen welche Arbeitsplätze wann frei sind und somit frühzeitig entscheiden, wann sie im Home Office bleiben oder ins Büro kommen. Beim Betreten des Büros werden den KollegInnen automatisch relevante Neuigkeiten (z.B. über Änderungen der Nutzungsregeln) in der App angezeigt.
Facility Manager und auch personalverantwortliche Manager können über die Smart Office Technologie auf einen Blick sehen wie frequentiert das Büro ist oder war. Im schlimmsten Fall einer Corona-Infektion können sie sehen, welche KollegInnen einer Ansteckungsgefahr ausgesetzt waren und somit effektive Maßnahmen wie Tests und Quarantäne veranlassen. Der Erfolg dieser Lösung ist natürlich davon abhängig, ob sich MitarbeiterInnen an die Buchungsmöglichkeit halten und sich auch tatsächlich an den gebuchten Plätzen aufhalten.
Wir empfehlen Unternehmen außerdem soweit es möglich ist auch auf individuelle Schutzbedürfnisse einzelner MitarbeiterInnen – beispielsweise aufgrund einer Pflegesituation zuhause oder einer Vorerkrankung – einzugehen. Arbeitsplätze, die mit besonderen Schutzmaßnahmen ausgestattet sind, können im System hinterlegt werden. Je genauer die Angaben zu einem Arbeitsplatz gemacht werden, desto einfacher ist es für MitarbeiterInnen den für sie richtigen zu buchen.
