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Einzelbüro mit fixem Schreibtisch und verschlossener Tür – so sah der Arbeitsplatz von gestern aus. Inzwischen passt sich der Raum automatisch an die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen an und unterstützt sie so in ihrem Tun.
Raumeigenschaften wie Temperatur, Belüftung oder Beleuchtung stellen sich schon beim Betreten auf die vorprogammierten Bedürfnisse ein. Bei einer Verspätung werden die TeilnehmerInnen einer Besprechung automatisch benachrichtigt, der Termin wird verschoben und der Raum umgebucht. Und das Mittagessen wird von unterwegs per Smartphone im unternehmenseigenen Restaurant bestellt. Das sind nur einige Beispiele wie ein Smart Office funktioniert.
Allerdings: Österreich steht hier definitiv noch am Anfang. Es gilt noch einige grundlegende Herausforderungen zu meistern. Beispielsweise müssen Datenschutz und Privatsphäre berücksichtigt werden. Lösungen, die auf einem individuellen Tracking von MitarbeiterInnen basieren, sind eigentlich nicht erlaubt. Außerdem muss man Personen "mitnehmen“, die nicht so technologieaffin sind. Es braucht eine Mischung aus analog und digital.
Grassroots Projects, interaktive Workshops oder Produktentwicklungsmethoden wie Design Sprints brauchen smarte Raumkonzepte und Tools, die sowohl flexibles Arbeiten unterstützen als auch die unkomplizierte Einbindung von externen ExpertInnen erlauben. Derzeit gibt es bei Smart Spaces laut APA Expertin Verena Krawarik aber noch eine Henne-Ei-Thematik: Will man einen Raum bauen, um eine Kultur zu schaffen, die man sich wünscht, oder stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon Schlange, weil es so einen Raum nicht gibt? Möglicherweise schafft man als Unternehmen nicht immer gleich eine komplette Trendwende in seinen Räumlichkeiten. Und möglicherweise ist das auch gar nicht ratsam.
Die Mediaagentur Mindshare gab beim DBT Event wertvolle Einblicke in ihrer eigene "Operation am offenen Herzen".
Die Agentur gestaltete den Wandel vom klassischen Büro zum Smart Office mit einer Testfläche. Auf 1.000 m² konnten die MitarbeiterInnen zuerst verschiedene Räume, Flächen und Tools durchtesten. Das gesammelte MitarbeiterInnen-Feedback führte zu einer 40.000 m² großen Bürolösung, die viele Wünsche der KollegInnen berücksichtigte.
Die Mediaagentur brauchte einen Raum, in dem man in Echtzeit eine Fülle an digitalen Daten erfassen, verarbeiten und interpretieren kann. Normale Meetingräume reichten nicht aus – es brauchte vielmehr eine Kommandobrücke. In dieser stehen acht mehrfach belegte Bildschirme, auf denen Daten aus mehr als 100 Quellen in Echtzeit zusammenlaufen.
