Zwei Welten verbinden: So werden hybride Meetings erfolgreich

Noch sind digitale und analoge Welt nicht gleichwertig

Inzwischen sind hybride Meetings, also Besprechungen an denen sowohl Teilnehmer:innen vor Ort, als auch digital mitwirken, der Standard. Zukünftig werden rein analoge oder rein digitale Meetings eher die Ausnahme sein. Eine gute Besprechung lebt davon, dass eine Stimmung geschaffen wird, in der Informationen ungehindert fließen und neue, kreative Gedanken sprießen können. Um das zu erreichen, ist es essenziell, dass allen Teilnehmer:innen die geteilten Informationen gleichwertig zugänglich sind und sie sich auf Augenhöhe miteinander austauschen können.

An diesem Punkt wird es im hybriden Umfeld schwierig. Allein durch die räumliche Nähe entwickeln Menschen, die sich vor Ort um einen Tisch versammeln, eine intensivere Verbindung zueinander. Im Gegensatz zu den Teilnehmer:innen, die online zugeschaltet sind, sind Mimik, Gestik und auch Zwischentöne leichter erfassbar und Informationen einfacher auszutauschen. Auch der Small Talk am Rande der Besprechung gibt noch eine zusätzliche, persönlichere Komponente - die Kolleg:innen werden "spürbar". Dadurch ergibt sich rasch ein Ungleichgewicht zwischen vor Ort Anwesenden und den digital Teilnehmenden.

Wie lässt sich also die digitale mit der analogen Welt optimal verbinden?

Mit genau dieser Fragestellung beschäftigen wir uns auch in unseren Kundenprojekten. Nachfolgend wollen wir anhand eines exemplarischen Szenarios aufzeigen, wie Technologie und Raum, gepaart mit kulturellen und organisationalen Veränderungen, unterstützen können, hybride Besprechungen effektiv zu gestalten.

Siemens AG Österreich, WORKINN, © Philipp Lipiarski

Exemplarisches Beispiel

Der Status Quo hybrider Meetings

Das "Team Marketing" eines kleineren Unternehmens kommt zum wöchentlichen Teammeeting zusammen.

• Es sitzen dieses Mal vier Kolleg:innen in einem Besprechungsraum in Frankfurt zusammen. Der Raum ist mit großem Besprechungstisch und Ausstattung für Videokonferenzen ganz klassisch eingerichtet. Weitere zwei Personen befinden sich in einem Meetingraum im Münchner Büro. Aus dem Home Office nimmt eine weitere Person teil, während sich noch ein Teilnehmer von unterwegs aus der Bahn einwählt.

• Stefan wird das Meeting heute aus dem Home Office moderieren. Zu Beginn kann er die Frankfurter Kolleg:innen sehr gut sehen. Der Meetingraum wird von der Kamera zur Gänze erfasst, wenn jemand spricht, zoomt das Bild zur Person.

• Es wird mit den laufenden To Do's gestartet und eine Präsentation dazu geteilt. In der neuen Ansicht sind die Teilnehmenden nur mehr auf kleinen, schemenhaften Bildern zu sehen. Anfänglich ist das für Stefan kein Problem - bis Unstimmigkeiten aufkommen und in der aufgeheizten Stimmung seine Moderationsbemühungen im allgemeinen Stimmengewirr untergehen. Er greift immer wieder ausgleichend ein, aber die anderen Kolleg:innen nehmen das nicht mehr wahr und drehen dem Screen immer wieder den Rücken zu.

• Obwohl sich Karin und Peter von daheim bzw. aus der Bahn beteiligen möchten, werden sie nicht gehört. Auch auf ihre Versuche, sich im Chat einzuklinken, antwortet nur Moderator Stefan. Da Team München die Themen nicht betreffen, nutzen sie die Zeit, um über die anstehende Mittagspause zu plaudern und stellen auf lautlos. Die Frankfurter sind, bei einem Blick auf den Monitor, irritiert, da sie sehen wie Paula und Lisa in München miteinander lachen, obwohl die Situation in der Besprechung im Moment sehr ernst ist.

• Als nach einer Viertelstunde die Diskussion für die Frankfurter beendet ist, kann Stefan wieder übernehmen und den nächsten Programmpunkt moderieren.

• Nachdem eine Frage zum Inhalt aufkommt, wird beschlossen ein spontanes Brainstorming einzuschieben und sich in Kleingruppen aufzuteilen. Das Frankfurter Team steht auf, um sich dem Flipchart an der Wand zuzuwenden. Die restlichen Online-Teilnehmer:innen arbeiten am digitalen Whiteboard im Breakout-Room. 15 Minuten später werden die Vorschläge und Ideen vorgestellt. Die Kolleg:innen, die online dabei sind, können das Flipchart der Frankfurter nicht sehen, da die Kamera nicht gut ausgerichtet ist. Sie können die Präsentation nur akustisch verfolgen. Ohne erklärende Skizze am Flipchart bleibt vieles im Dunkeln und spontane Ideen können von den digitalen Teilnehmer:innen nicht visualisiert werden.

• Als nach einer Viertelstunde die Diskussion für die Frankfurter beendet ist, kann Stefan wieder übernehmen und den nächsten Programmpunkt moderieren.

• Nachdem eine Frage zum Inhalt aufkommt, wird beschlossen ein spontanes Brainstorming einzuschieben und sich in Kleingruppen aufzuteilen. Das Frankfurter Team steht auf, um sich dem Flipchart an der Wand zuzuwenden. Die restlichen Online-Teilnehmer:innen arbeiten am digitalen Whiteboard im Breakout-Room. 15 Minuten später werden die Vorschläge und Ideen vorgestellt. Die Kolleg:innen, die online dabei sind, können das Flipchart der Frankfurter nicht sehen, da die Kamera nicht gut ausgerichtet ist. Sie können die Präsentation nur akustisch verfolgen. Ohne erklärende Skizze am Flipchart bleibt vieles im Dunkeln und spontane Ideen können von den digitalen Teilnehmer:innen nicht visualisiert werden.

• Auf einmal stehen schon die Kolleg:innen vom nächsten Termin vor der Tür. Daraufhin verlassen die Frankfurter schnell den Meetingraum. Die Teilnehmer:innen online bekommen nur noch ein kurzes "Wir müssen raus" zu hören und das Meeting ist vorbei.

Siemens AG Österreich, WORKINN, © Philipp Lipiarski

Wie werden hybride Meetings erfolgreich?

Raum, Organisation und Unternehmenskultur müssen auf das neue Umfeld reagieren. Es kann die beste Technik vorhanden sein, wenn die Gestaltung der Räume nicht ideal oder die Organisation und Kultur des Unternehmens nicht auf die neuen Umstände reagieren, dann hilft sie nicht. Was wäre also das optimale hybride Setting für die Besprechung des "Team Marketing"?

Empfehlung 1

Online-Teilnehmende benötigen Raum

Heute finden sich vier Kolleg:innen vom "Team Marketing" in Frankfurt in einem Workshopraum. Da sie die Besprechung oft für kreative Sessions nutzen möchten, haben sie sich für einen Raum mit flexiblen Möbeln entschieden, um sich optimal im Raum bewegen zu können. An der Wand ist ein Bildschirm montiert, der als digitales Whiteboard oder für Präsentationen genutzt wird. Die digitalen Teilnehmer:innen sind auf einem weiteren, mobilen Bildschirm eingeblendet. So wird sichergestellt, dass die Kolleg:innen online immer gut sichtbar sind, auch wenn gleichzeitig Inhalte mittels Bildschirm-Sharing geteilt werden.

• Wenn machbar, sollten Online-Teilnehmer:innen mit den Teilnehmenden vor Ort auf Augenhöhe sprechen können. Dies setzt eine optimale Ausrichtung der Kamera voraus - die analogen Teilnehmer:innen sollten weder zu den Teilnehmenden am Screen aufschauen noch hinunterblicken müssen.

• Es sollten immer zwei Bildschirme verfügbar sein: einer für den Content und einer für die Remote-Teilnehmenden damit diese auch in etwa in Lebensgröße gezeigt werden können. In einer klassischen Besprechungsaufstellung sorgt eine halbrunde Anordnung der Tische vor beiden Bildschirmen dafür, dass sich die Teilnehmer:innen vor Ort gegenseitig und auch die Remote-Teilnehmer:innen gut sehen können. Und auch umgekehrt bietet sich für die Remote-Teilnehmer:innen ein gleich guter Blick auf alle im Raum.

Empfehlung 2

Klarheit in der Moderation

Heute wird die Besprechung von Susanne vom Frankfurter Büro aus moderiert. Es wurde vereinbart, dass die Moderation von hybriden Besprechungen immer eine Person vor Ort macht. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es wichtig ist, im Raum vor Ort anwesend zu sein, um ein hybrides Setting optimal moderieren zu können.

Gestartet wird mit den aktuellen To Do's. Susanne zeigt dazu eine Präsentation am statischen Bildschirm. Bei den Frankfurter Kolleg:innen kommen Spannungen auf. Alle im Raum reden durcheinander und die Stimmung heizt sich auf. Susanne erfasst die Emotionen im Raum und interveniert moderierend. Sie bringt den mobilen Bildschirm mit den Online-Teilnehmenden näher an die Gruppe heran. Gerade jetzt ist es wichtig, alle Personen um einen Tisch zu positionieren, um miteinander auf Augenhöhe sprechen zu können. Sie gibt dem Team Raum, um seine Stimmungen zum Ausdruck zu bringen, erinnert aber auch an die Kommunikationsvereinbarungen und schreitet kontrollierend ein, um die Diskussion wieder zum Thema zu führen. Karin im Home Office bzw. Peter von unterwegs, möchten sich auch beteiligen und machen über die digitale Aufzeige-Funktion auf sich aufmerksam. Die Frankfurter registrieren das und Susanne gibt das Wort auch aktiv an die Online-Teilnehmer:innen weiter.

Susanne fällt sofort auf, dass sich die Münchener nicht aktiv an der Diskussion beteiligen, da sie nicht direkt vom Konflikt betroffen sind. Sie erkundigt sich bei den beiden, ob in ihrem Team schon Vergleichbares vorgekommen ist. Tatsächlich erinnert sich Team München an eine ähnliche Situation und gibt seine Erfahrungen weiter.

• Da in hybriden Besprechungen zwei Welten mit verschiedenen Voraussetzungen aufeinander treffen, ist es wichtig Klarheit zu schaffen.

• Orientierung bietet eine Agenda mit geschätzen Zeiten, die auch bei akuten Themen für alle transparent adaptiert wird.

• Moderator:innen sollten immer vor Ort im Raum Teil der Gruppe sein. Ein Team, dass sich physisch im gleichen Raum befindet, bekommt schnell die Überhand gegenüber einzelnen Teilnehmenden oder kleineren Gruppen, die online teilhaben. Hier ist es besonders wichtig, dass ein:e Moderator:in vermittelnd und steuernd eingreift, um für alle gleiche Redeanteile sicherzustellen.

Empfehlung 3

Team-übergreifende Gruppenarbeiten verbinden

Es ergibt sich eine Frage zum Inhalt und das Team beschließt ein spontanes Brainstorming zu machen. Die Gruppe teilt sich in kleinere Teams auf.

Zwei Frankfurter Kolleg:innen arbeiten gemeinsam mit Peter, Stefan und Karin im mobilen Office im Breakout-Room. Sie gruppieren sich um den Content-Bildschirm und nutzen ihn als digitales Whiteboard. Die drei Remote-Teilnehmer:innen sind am mobilen Bildschirm sehr nah dabei und füllen von ihrem Laptop aus das Whiteboard. Zwei weitere Gruppenmitglieder aus Frankfurt verwenden das Flipchart. Das Münchener Team sitzt gemeinsam und arbeitet im gleichen digitalen Whiteboard wie die Frankfurter.

15 Minuten später werden die Ideen gegenseitig präsentiert. Die digitalen Teilnehmer:innen werden mit ihrem Bildschirm mit integrierter Kamera direkt an das Flipchart gebracht, sodass sie alles gut mitverfolgen können. Zum Schluss wird das Flipchart abfotografiert und das Foto ins digitale Whiteboard gestellt. So können alle Ergebnisse gebündelt dargestellt werden.

Die Präsentation der Ideen der anderen beiden Gruppen wird am digitalen Whiteboard gezeigt. Es versammeln sich alle um den Content-Bildschirm. Die Online-Mitglieder sind wieder am mobilen Bildschirm dabei.

• Um die Distanz zwischen den online und vor Ort Teilnehmenden abzubauen werden beide Gruppen durchmischt.

• Je mehr direkte Interaktion stattfindet, desto genauer kann das Gegenüber erfasst werden - wir können füreinander ein viel besseres Gespür entwickeln.

• Je intensiver unsere gegenseitige Wahrnehmung ist, desto leichter ist das Schaffen einer Vertrauensbasis - die Grundlage für das Entwickeln von lösungsorientierem Denken und kreativen Ideen.

Siemens AG Österreich, WORKINN, © Philipp Lipiarski

Fazit

Für gute hybride Meetings ist es essenziell, allen Teilnehmenden eine ideale Möglichkeit zur gleichberechtigten Kommunikation zu bieten. Dabei spielen das technische Equipment und die räumliche Gestaltung eine entscheidende Rolle.

Der uns umgebende Raum erzeugt Berührungspunkte und Möglichkeiten zur Interaktion. Zusätzlich sind aber auch kulturelle und organisationale Veränderungen im Unternehmen notwendig: konkrete, verständliche Vereinbarungen geben Orientierung in einer multidimensionalen, hybriden Welt. Die Basis für eine vertrauensvolle Gemeinschaft, hinweg über physische Grenzen, wird durch eine offene Kommunikation geschaffen.

*Work Trend Index: 2021 Annual Report